SaaSの棚卸しで最初に行うのは、複雑な分析ではありません。契約中のサービスを「サービス名×用途×ユーザー数×単価×更新月」で1枚の台帳にまとめることです。台帳を整えると、同種ツールの重複や退職者アカウントの残り、契約数と実利用ユーザー数のズレがひと目で把握できます。棚卸しの目的は解約ではなく、「残す」「統合する」「作り替える」への適切な振り分けです。
SaaS棚卸の最初の一歩は「1枚の台帳」をつくること
SaaS費用が見えにくくなるのは、契約情報が部門や担当者ごとにばらけているためです。分析ツールを探す前に、次の12項目を横に並べた台帳を1枚用意してください。通貨・税区分（税込／税抜）・請求周期は台帳内で統一して記録します。
| サービス名 | 用途（カテゴリ） | 契約プラン | 契約ユーザー数 | 実利用ユーザー数 | 単価 | 月額 | 年額 | 契約期間・更新月 | 解約通知期限 | 社内担当 | 利用実態メモ |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Aチャットツール（例） | 社内コミュニケーション | スタンダード | 20 | 14 | 700円/ユーザー/月 | 14,000円 | 168,000円 | 年契約・4月更新 | 更新60日前 | 総務部（仮） | 営業部の利用が少なく、退職者2名分のアカウントが残存（要調査） |
| Slack（プロプラン・記入例） | 社内コミュニケーション（チャット） | プロ・年払い | 20 | 20 | 925円/ユーザー/月※1 | 18,500円 | 222,000円 | 契約書で要確認 | 契約書で要確認 | 情報システム部（仮） | 日常的に使用、直近30日ログイン率100%、重複ツールなし（仮定） |
| freee会計（法人スタンダード・記入例） | 会計 | スタンダード・年払い | 基本3名＋追加2名（計5名） | 5 | 基本8,980円＋追加300円/人/月※2 | 9,580円 | 114,960円 | 契約書で要確認 | 契約書で要確認 | 経理部（仮） | 5名全員が経理・経営者権限を使用と仮定。集約運用中 |
1行目は架空の一般例、2〜3行目は実在サービスの公式公開価格を当てはめた架空の記入例です（※1 Slack公式サイト「料金」の年払い時月額換算単価・税抜、2026年9月8日確認。※2 freee公式サイト「法人向け会計料金プラン」掲載のスタンダードプラン年払い月額換算8,980円税抜〈基本3名含む〉＋経理/経営者相当権限の追加月額300円税抜/人×2名、2026年9月8日確認。追加有料機能や請求書等の従量利用を含めない試算です。税区分を入力資料で確定できない契約は未確認と表示し、統一済みの比較額として扱わないようにします。利用人数や担当部門、利用状況は記入例としての仮定であり、自社や顧客の運用実績ではありません）。契約書を確認しないと分からない項目は、空欄にせず「契約書で要確認」と書く。空欄は、後から「誰かが確認しただろう」と見過ごされる原因になります。
台帳はどう埋めていくか — 洗い出しから見直し判断までの7ステップ
台帳は思いつきで埋めるより、次の順番で進めると手戻りが少なくなります。
- 請求明細と管理画面からの洗い出し: クレジットカード明細・銀行引き落とし明細・各SaaSの管理画面（請求先ページ）を突き合わせ、契約中のサービスを漏れなくリストアップします。部門ごとに契約されている場合は、各部門の担当者にも契約の有無を確認します。
- 用途分類: チャット、CRM、会計、勤怠、ストレージなど、業務カテゴリでサービスをグルーピングします。同じカテゴリに複数のサービスが並んだ時点で、重複の可能性が見えてきます。
- ユーザー数の実態確認（アクティブ率）: 契約ユーザー数と、管理画面のログイン履歴等から分かる実利用ユーザー数を突き合わせます。ただし、この差を直ちに無駄な支出と決めつけず、観測期間（直近30日など）、閲覧専用席、季節業務、API・外部連携用アカウント、最低契約枠の有無を調査し、台帳の利用実態メモへ記録します。
- 年間コスト算出: カテゴリ・サービスごとに「月額単価×契約席数×12か月」や「（基本月額料金＋権限別追加月額単価×追加対象人数）×12か月」、従量課金の実績値など課金体系に沿って年間コストを算出し、金額の大きい順に並べます（既に年額契約として請求されている場合は年額をそのまま適用します）。
- 重複・遊休の抽出: 次章の4パターンを手がかりに、同じ役割のツールの併用、退職者・異動者アカウントの残存、上位プランの機能未使用、部門ごとの個別契約がないかを洗い出します。
- 更新月カレンダー化: 契約期間・更新月・解約通知期限を1つのカレンダーにまとめます。通知期限から逆算し、利用部門への確認、データ移行、社内承認に必要なスケジュールを設定します。
- 見直し判断: 台帳が揃った段階で、残すべきサービスと見直し候補を仕分けます。仕分けの判断軸は「SaaS is dead」とは何かの判断表に整理しているので、そちらを基準に使ってください。
重複・遊休ライセンスはどこに隠れているか — よくある4パターン
棚卸しで実際に見つかりやすいのは、次の4パターンです。パターンごとに確認方法を変えると見落としが減ります。
| よくあるパターン | 具体例 | 確認方法 |
|---|---|---|
| 同カテゴリの併用 | チャットツールとWeb会議ツールでそれぞれ議事メモ機能を使っている、CRMと別の案件管理ツールを両方契約している | カテゴリ列で台帳を並べ替え、同じ役割のサービスが2つ以上ないか確認する |
| 退職者アカウント残存 | 半年前に退職した社員のアカウントが、ユーザー数課金のまま残っている | 管理画面のユーザー一覧と、現在の在籍者名簿を突き合わせる |
| 上位プランの機能未使用 | 契約時に必要だと判断した機能が、実際にはほとんど使われていない | 契約プランの機能一覧と、実際に使っている機能を照合する |
| 部門ごとの個別契約 | 営業部と管理部が別々にオンラインストレージを契約している | 部門ごとの契約状況を1つの台帳に集約し、契約日・金額を並べて比較する |
上位プランの機能未使用は、プランごとの価格差が大きいカテゴリほど、見直しによって生じる金額差が大きくなりやすい論点です。たとえばSalesforceのSales Cloudは、Starter Suite月額3,000円/ユーザーからMaxエディション月額66,000円/ユーザーまで、複数の価格帯が公式サイトで公開されています（確認日: 2026年9月10日。公開されている範囲の料金体系）。上位プランほど機能は増えますが、契約時に想定した機能を日常的に使っているかどうかは別の確認が必要です。ただし、SSOや監査ログなどのセキュリティ要件、外部API連携のために上位プランが必要な場合もあるため、利用機能の照合と要件確認を先に行ってください。
退職者・異動者のアカウントはどこで止まるか
退職者や異動者のアカウント管理では、「アクセス権の失効」と「契約課金の停止」を別の工程として扱う必要があります。セキュリティ上、退職・異動に伴うアクセス権は契約更新月を待たずに社内規定に沿って速やかに無効化しなければなりません。一方、契約席数の削減や請求額への反映は、契約条項や更新タイミングに従って進みます。
確認と処理は次の手順で行います。
- 全アカウントと在籍・資格の照合: 各SaaSの管理画面から登録ユーザー一覧を出力し、現在の在籍者名簿・利用資格者と照合します（直近の異動履歴は補助資料として活用）。共有・外部委託・システム連携用アカウントは名簿だけで除外せず、担当者と用途を確認します。
- アクセス権の即時失効とデータ引き継ぎ: 権限管理担当者が利用資格のないアカウントのアクセスを直ちに停止し、所有データの引き継ぎやアーカイブを実施したうえで、規程に沿って削除を判断します。
- 契約条項の確認と減席手続き: 集約担当者が契約書・管理画面を確認し、アカウント削除で即座に課金が止まる方式か、契約期間満了時まで契約席数が維持される方式かを確かめ、解約・減席の通知期限から逆算して契約変更を申請します。
台帳には「アクセス停止済みアカウント数」と「契約上の見直し可能席数」を分けて記録します。これにより、情報漏洩リスクの排除と契約コストの適正化をそれぞれ適切な担当・時期に進められます。
- 事前通知がある場合: 退職日・異動日までに所有データや作成ファイルの引き継ぎを計画的に行い、資格終了日をもって速やかにログイン停止・権限変更を実施。
- 棚卸し等で資格終了済みアカウントを発見した場合: 引き継ぎ完了を待たずに直ちにアクセスを停止したうえで、所有データの引き継ぎやアーカイブを実施し、規程に沿って削除を判断。
- 契約条項の確認: アカウント停止で即座に課金減額される方式か、年契約満了まで維持される方式かを契約書・規約で確認（権限失効作業と並行して調査可能）。
- 減席・変更申請: 解約通知期限から逆算して変更手続きを実施。
- 反映時期の確認: 契約条件に基づき、次回更新や次回請求等の反映時期を台帳に記録。
権限の失効は更新月を待たず利用資格終了に合わせて行い、契約減席・課金停止は製品ごとの契約条件と更新期限に沿って並行して進めます。
ユーザー数課金と組織単位課金、何が違うのか
台帳の「単価」欄は、SaaSによって課金体系が異なります。純粋な「契約席数ごとの課金」だけでなく、「基本料金＋権限別の人数枠」や「組織定額＋従量課金」などの形態があります。
Slackは、公式サイトの料金ページによると、プロプランが年払いでユーザー1人あたり月額925円、ビジネスプラスが同じくユーザー1人あたり月額1,920円です（確認日: 2026年9月8日）。SalesforceのSales Cloudも、Starter Suiteが月額3,000円/ユーザーというように、課金対象ユーザー数に応じた課金です（確認日: 2026年9月10日）。この課金モデルでは、契約席数が増えるほど費用が比例して増加します（一定期間利用がないアカウントの課金除外やクレジット還元の有無・適用条件はサービスごとの契約条項によって異なるため、事前の規約確認が必要です）。
一方freee会計（法人）は、公式サイトの料金ページによると、スタンダードプランが年払い月額換算8,980円〜です（確認日: 2026年9月8日）。ただし完全な定額ではなく、基本料金に含まれるのは3人までで、追加の経理・経営者相当権限は年額払い月額300円/人、一般従業員相当権限は0円/人、経費精算等は月額300円/人の従量課金という設計になっています（確認日: 2026年9月8日）。
この違いは見直しの優先順位に影響します。純粋なユーザー数課金は、契約席数の見直しが直接コストに反映されやすいため、契約席数と利用実態の乖離を優先して調べます。基本料＋権限枠のサービスでは、割り当てている権限が過剰でないか（一般権限で足りるユーザーに上位権限を付与していないか）や、プラン自体の適合性を確認する視点が重要になります。
棚卸し完了時に確認したいチェックリスト
台帳の作成を終え、見直し方針を決める段階で次の10項目を満たしているか確認してください。
| No. | 判定項目 | 完了条件・判定基準 |
|---|---|---|
| 1 | 全契約の網羅性 | 請求書・カード明細・管理画面が突き合わされ、部門別契約の漏れがない |
| 2 | 未確認項目の管理 | 空欄がなく、「要確認」項目には確認担当者と期日が明記されている |
| 3 | 利用実態の定義と調査 | 観測期間や業務特性（閲覧専用・季節業務等）を踏まえて乖離理由がメモされている |
| 4 | 退職者等のアクセス管理 | 在籍名簿と全アカウントが照合され、アクセス失効と契約減席の手順が区別されている |
| 5 | 同種ツールの重複精査 | カテゴリ別並べ替えを行い、取引先指定や権限要件などの正当な理由を精査した |
| 6 | プラン適合性の検証 | 未使用機能の有無だけでなく、セキュリティや連携要件を含めてプラン適否を検証した |
| 7 | コスト算出の正確性 | 通貨・税区分・請求周期が統一され、権限別料金や従量課金が正しく反映されている |
| 8 | 更新逆算カレンダー | 解約通知期限から逆算して、ヒアリング・移行・承認の担当と日程が決まっている |
| 9 | 制度・連携要件の区分 | 法改正対応や取引先指定など、自社要件に照らして継続利用の優先度が高い契約が明示されている |
| 10 | 合意形成プロセスの確立 | 管理部門の単独判断ではなく、利用部門・管理者・決裁者の確認手順を経ている |
棚卸しの結果を「残す」「統合する」「作り替える」に振り分ける
SaaSコストの削減を目的に棚卸しを始める会社もあります。しかし棚卸しをすると、契約を切ることそのものが目的だと誤解されがちです。棚卸しが明らかにするのは、自社の契約が今の実態に合っているかどうかであり、結論は解約とは限りません。
台帳が一通り埋まったら、サービスごとに「残す（契約適正化を含む）」「統合・廃止する」「作り替える（代替移行を含む）」のいずれかへ振り分けを進めます。各サービスをどう扱うかの判断は、台帳のどの項目に着目するかによって整理できます。
| 振り分け先 | 当てはまりやすい契約 | 台帳のどの欄で見分けるか |
|---|---|---|
| 残す（契約適正化を含む） | 法改正への追従が必要な領域、取引先連携ツール。上位プランの一部機能のみ未使用の場合は、まずプラン降格や席数適正化を検討する | 用途（カテゴリ）、契約プラン、利用実態メモ |
| 統合・廃止する | 同カテゴリのツール併用や部門ごとの重複契約。利用実態がなく代替可能なツールの廃止 | 用途（カテゴリ）で並べ替え、社内担当、年額を比べる |
| 作り替える（代替移行を含む） | 自社独自の業務手順に汎用SaaSが適合せず手作業が多発しており、他SaaSへの移行でも解決困難な領域 | 契約プラン、実利用ユーザー数、利用実態メモ |
その場ですぐに結論が出ない契約については、台帳に記載した解約通知期限から逆算して、次の契約更新月までに方針を決める確認予定日を設定しておきます。
残すべきSaaSも実際にあります。会計・給与計算のように法改正への追従が必要な領域や、取引先・パートナーとの間で使う社外連携が前提のコミュニケーションツールは、自社で作り込むより、専門ベンダーが継続的に更新してくれる価値のほうが大きくなりやすい領域です。棚卸しの結果、自社固有要件が標準機能で充足し、継続対応の負担が大きい場合は「残すべき」に分類されます。判断の視点は「SaaS is dead」とは何かで、制度対応の有無・データの分散度合い・課金モデル・運用実態の4つに整理しています。手順7の見直し判断は、この判断表に台帳の内容を当てはめる作業です。
見直し候補になった契約についても、契約途中の解約・違約金・データの持ち出しなど、実務で迷いやすい論点は脱SaaSのよくある質問20で一問一答にまとめています。経理・会計領域でAIとSaaSをどう組み合わせるかは経理業務のAI活用、棚卸しの前提になる業務全体の進め方は中小企業のAI導入 完全ガイドで解説しています。
SaaS本体を置き換えるのではなく、複数ツール間の巡回や転記作業など合っていない部分だけを自動化した実例は、事例集の〈CASE 02｜毎日の巡回・転記を、AIが引き取る〉（部分的な自動化の検証事例）で確認できます。
業務別の詳細な見直し論点については、次の個別記事で整理しています。
- CRM・SFA: Salesforceの5年総コストはいくらか、Salesforce・HubSpotのどこを内製するか
- 会計・請求: 会計ソフトは乗り換えるべきか、楽楽明細・freee請求書に残る手作業
- 勤怠・労務: KING OF TIME・ジョブカン勤怠はどこまで残すか、HRMOS採用・sonar ATSに残る手作業
- 販売・在庫・経費・承認: 楽楽販売・boardと自社の見積ロジック、zaico・ロジクラの在庫管理はどこまで足りるか、楽楽精算のオプションはどこまで足りるか、kickflow・rakumo ワークフローの承認ルート
- 予約・日報・価格改定: RESERVA・STORES 予約のAPI連携はどのプランからか、gamba!・nanotyの日報はどこまで足りるか、SaaS値上げの事実と対策
見直し候補が「別の汎用SaaSへの乗り換え」ではなく「自社の業務に合わせた作り込み」に向いている場合もあります。既製品で足りる業務か、自社向けに作り込む必要がある業務かという判断軸は、AI導入支援会社の種類で整理しています。自社の業務のどこにAI活用や作り込みの余地があるか判断に迷う場合は、無料のAI自動化診断で材料を得る方法もあります。
AI駆動開発で作り替えると、何がどう変わるか
棚卸しの結果、汎用SaaSの継続や別SaaSへの移行では解決できない固有業務について、選択肢の一つとして自社専用の仕組みをAI駆動開発で構築する場合の考え方を整理します。AI駆動開発とは、生成AIを活用して要件整理・設計から実装・テストまでを効率化する開発手法です。既製SaaSの仕様に業務を合わせるのではなく、自社固有の業務手順に合わせた専用環境（1社1環境など）を構築します。SaaS費用の棚卸しのあとは、業務システムは共有型か専用型かを見て専用化する業務を仕分けます。
体制面では、エンジニアが業務の観察から実装・定着までを一貫して伴走するFDE（Forward Deployed Engineer）型の支援形態が採られることがあります（FDE型AI導入支援とは）。進め方は業務の棚卸し→最初の1業務を絞り込み→実用最小限の製品（MVP）を小さく構築→検証・拡張という順序を踏みます（AI導入はどこから始める？）。費用構造はSaaSのライセンス費から開発・保守費へ変化しますが、個別開発後もインフラ利用料や外部API利用料などの継続運用費用が発生する点に留意が必要です。
法改正への追従が必要な会計・給与や、標準的な手順で完結する業務は、自社固有の特殊要件がない限り、独自開発への切り替えは保守負担が大きくなりやすい領域です。既存機能で業務が十分満たせる場合は、汎用SaaSの継続利用が実務上合理的です。
どこまでを内製や独自開発の対象にするかの考え方は、事例集の39事例から抽出した5領域9原則にまとめています。
よくある質問
SaaS棚卸しにはどれくらいの期間がかかりますか？
契約数や部門数によって幅があるため、一律の期間は言えません。台帳の枠を先に作り、請求明細がすぐ揃う部門から埋めていくと、着手のハードルが下がります。
ユーザー数課金のSaaSと組織単位課金のSaaSは何が違いますか？
ユーザー数課金は契約席数に応じて費用が変動します。一方、組織定額や基本枠＋権限別追加課金のモデル（freee会計など）は、基本枠内の人数増減では料金が変わらないものの、追加する権限の種類（経理相当・一般従業員相当など）によって費用が加算されます。台帳では課金単位と権限内訳を分けて記録してください。
重複契約に気づいたら、すぐ解約していいですか？
すぐの解約はおすすめできません。契約途中の解約には違約金が発生する場合があり、代替手段への移行やデータエクスポートも必要です。また、取引先指定や権限分離など正当な理由で併用している場合もあります。次の契約更新月を起点に、解約通知期限から逆算して検討してください。
退職者のアカウントはいつ停止すればよいですか？
アクセス権限の失効と契約席数の削減は切り分けて対応します。セキュリティ上、退職・異動が発生した時点で社内規程に沿って速やかにアクセス権を無効化し、データの引き継ぎを行います。契約上の席数削減や課金停止については、製品ごとの契約条件や更新月に合わせて解約通知期限までに手続きを行います。
棚卸しは誰が担当すべきですか？
管理部門だけで完結させるのは避けたほうが安全です。契約の全体像を集約する役割に加えて、実際にツールを使っている各部門への実態確認が欠かせません。
自社のどのSaaSから見直すべきかを客観的に知りたい方は、無料のAI自動化診断をご利用ください。自社の業務に合わせたシステムをAI駆動開発で作る場合の相談・見積りは、株式会社Walkersのシステム開発事業で受け付けています。本記事は、FDE型のAI導入支援を行う株式会社Walkersが運営しています。
参考
執筆時点（Salesforceの価格は2026年9月10日、その他は2026年9月8日確認）に各公式サイトで公開されていた情報に基づきます。価格は変更される場合があるため、最新の金額は各公式サイトでご確認ください。
- Slack公式サイト「料金」（確認日: 2026年9月8日）: https://slack.com/intl/ja-jp/pricing
- Salesforce公式サイト「Sales Cloudの価格」（確認日: 2026年9月10日）: https://www.salesforce.com/jp/sales/pricing/
- freee公式サイト「法人向け会計料金プラン」（確認日: 2026年9月8日）: https://www.freee.co.jp/accounting/small-medium/pricing/
- 株式会社Walkers「AI導入支援会社の種類」（確認日: 2026年9月8日）: https://walker-s.co.jp/ai/ai-support-company-types/
